Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie die VOVIVA-Webseite besuchen oder über diese mit uns Kontakt aufnehmen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person unmittelbar oder mittelbar identifiziert werden kann.

VOVIVA ist ein Online-Angebot der JoKi GmbH.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Telefon: +49 821 99984920
E-Mail: info@joki-gmbh.de

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Personenbezogene Daten erhalten wir insbesondere dann, wenn Sie uns diese selbst mitteilen, beispielsweise:

• über den PV-Anfrageprozess nach einer Ersteinschätzung,
• im Rahmen einer PV-Ersteinschätzung,
• bei einer Angebots- oder Projektanfrage,
• per E-Mail oder
• telefonisch.

Daneben werden beim Aufruf dieser Website technisch erforderliche Daten automatisch verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem und aufgerufene Seiten gehören.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere:

• zur technischen Bereitstellung und Absicherung der Website,
• zur Bearbeitung von Anfragen,
• zur Erstellung unverbindlicher Ersteinschätzungen und Angebote,
• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen,
• zur Abwicklung bestehender Vertrags- und Kundenbeziehungen,
• zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie
• soweit erforderlich zur Koordination von an einer Anfrage oder einem Projekt beteiligten Dienstleistungs- und Fachpartnern.

2. Hosting

Externes Hosting

Die öffentliche Website, der getrennte VOVIVA-PV-Anfrageprozess, die selbst gehostete PostgreSQL-Datenbank sowie die ausschließlich für Mitarbeitende bestimmte NocoDB-Arbeitsoberfläche werden in der VOVIVA-/Coolify-Infrastruktur auf Servern der Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 München, betrieben.

Beim Betrieb der Website können auf den Servern des Hosting-Anbieters insbesondere IP-Adressen, Server-Log-Daten, Kommunikationsdaten, Kontaktanfragen sowie weitere Daten verarbeitet werden, die bei der Nutzung der Website entstehen.

Das Hosting erfolgt zum einen zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beziehungsweise zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zum anderen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, zuverlässigen und effizienten Betrieb unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit die Contabo GmbH personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen

Je nach Art der Verarbeitung erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer von Ihnen erteilten Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unserer berechtigten Interessen.

Soweit eine Speicherung von Informationen in Ihrem Endgerät oder ein Zugriff darauf erfolgt, beachten wir zusätzlich die Vorgaben des § 25 TDDDG.

Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Empfänger können insbesondere sein:

• von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter,
• IT- und Hosting-Dienstleister,
• Fach-, Montage- und Elektrofirmen,
• Lieferanten oder sonstige Projektpartner,
• Steuerberater, Rechtsberater oder sonstige professionelle Dienstleister sowie
• Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Weitergabe an Fach- oder Projektpartner erfolgt nur, soweit dies für die von Ihnen angefragte Leistung, die Angebotserstellung oder die Durchführung eines Projektes erforderlich ist oder Sie einer darüber hinausgehenden Weitergabe zugestimmt haben.

Ist die Weitergabe für die Durchführung Ihrer Anfrage oder eines von Ihnen gewünschten Vertrages erforderlich, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Unbestätigte PV-Anfragen werden spätestens sieben Tage nach ihrer Erstellung einschließlich Anfrage-Snapshot, Ereignis- und Mailhistorie vollständig gelöscht. Bestätigte Leads, aus denen kein Auftrag entstanden ist, werden grundsätzlich 18 Monate nach der letzten dokumentierten Aktivität personenbezogen gelöscht. Für erteilte Aufträge sowie gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen.

Nach der Löschung eines bestätigten Leads dürfen ausschließlich tatsächlich anonyme Statistikwerte ohne Namen, Kontaktdaten, genaue Anschrift, Nachricht, UUID oder Anfragenummer verbleiben.

Entfällt der Verarbeitungszweck, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

Gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf dieser Website können durch den Server automatisch insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite beziehungsweise Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem sowie
• Hostname des zugreifenden Geräts, soweit technisch übermittelt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines sicheren und technisch störungsfreien Betriebs der Website sowie zur Erkennung und Abwehr technischer Angriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und vergleichbare Technologien

Diese Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien einsetzen.

Soweit diese unbedingt erforderlich sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen oder die Übertragung einer Nachricht zu ermöglichen, ist hierfür gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Soweit nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, werden diese erst nach Ihrer Einwilligung verwendet. Rechtsgrundlagen sind dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Derzeit setzt die öffentliche VOVIVA-Webseite keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein.

Allgemeine Anfragen

Die Website stellt kein allgemeines Kontaktformular bereit. Für allgemeine Anliegen können Sie uns unmittelbar per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Die dabei übermittelten Daten verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für notwendige Rückfragen.

PV-Ersteinschätzung und Projektanfragen

Die PV-Ersteinschätzung kann ohne Objektadresse und ohne persönliche Kontaktdaten durchgeführt werden. Erst wenn Sie nach Anzeige der Ergebnis- und Preisindikation ein Angebot oder eine Beratung anfragen, verarbeiten wir die dann eingegebene Objektadresse, die Kontaktdaten und die bereits erfassten Projektdaten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Angaben zum Gebäude oder Dach,
• Standort- beziehungsweise Adressangaben,
• Angaben zum Stromverbrauch,
• Angaben zur gewünschten Photovoltaikanlage,
• Angaben zu Batteriespeichern,
• Angaben zu Elektrofahrzeugen oder Ladeeinrichtungen sowie
• weitere freiwillig übermittelte Projektinformationen.

Pflichtangaben sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die Objektadresse. Telefonnummer und freie Ergänzungen sind freiwillig. Die Adresse wird strukturiert nach Eingabequelle, Straße, Hausnummer beziehungsweise dem Hinweis auf eine noch fehlende Hausnummer, Postleitzahl und Ort verarbeitet. Bei einer über Google ausgewählten Adresse kommen die Google-Place-ID und die zugehörigen Koordinaten hinzu; ein Land wird nicht im Lead gespeichert. Zusätzlich speichern wir einen unveränderlichen Snapshot der ursprünglich abgesendeten Kunden- und Projektdaten einschließlich Objektadresse, Berechnungsergebnis, serverseitig bestätigter Preisindikation sowie Zeitpunkt und Version des zur Kenntnis genommenen Datenschutzhinweises. Aktuelle Kontaktdaten werden hiervon getrennt geführt, damit beispielsweise eine korrigierte E-Mail-Adresse für die weitere Kommunikation verwendet werden kann, ohne den historischen Anfragezustand zu verändern.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer konkreten PV-Anfrage, der Vorbereitung eines möglichen Angebots, der Kommunikation zu dieser Anfrage und einer daraus gegebenenfalls entstehenden Kunden- oder Auftragsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben werden nicht automatisch für Newsletter oder allgemeine Marketingverteiler verwendet.

Eine auf der Website angezeigte automatisiert erstellte Ersteinschätzung stellt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung dar, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.

E-Mail-Verifizierung und Transaktionsmails

Eine PV-Anfrage wird zunächst mit dem Status „E-Mail unbestätigt“ gespeichert. Zur Bestätigung senden wir einen einmalig nutzbaren, 24 Stunden gültigen Link an die angegebene E-Mail-Adresse. Dauerhaft gespeichert wird ausschließlich ein kryptografischer Hash des Bestätigungstokens. Wird die Adresse nicht bestätigt, kann nach ungefähr zwölf Stunden genau eine automatische Erinnerung gesendet werden.

Vor der Bestätigung enthalten diese Nachrichten aus Datenschutzgründen nur die Anfragenummer und den Bestätigungslink, jedoch keine Objektadresse, Projektwerte, Preisindikation oder freie Nachricht. Erst nach erfolgreicher Bestätigung erhält die anfragende Person eine ausführlichere Empfangsbestätigung aus dem bei der Anfrage gespeicherten Snapshot. Gleichzeitig wird der VOVIVA-Vertrieb über die bestätigte Anfrage informiert.

Diese Transaktionsmails werden über das für VOVIVA eingerichtete Postfach bei der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, mit authentifiziertem SMTP-Versand übertragen. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Absender, Betreff, Nachrichteninhalt, Anfragenummer sowie technische Annahme- und Fehlerinformationen verarbeitet werden. Eine erfolgreiche SMTP-Annahme bestätigt nur, dass der Mailserver die Nachricht zur weiteren Zustellung übernommen hat; sie belegt weder den Eingang beim Empfänger noch die Ablage außerhalb des Spam-Ordners.

Soweit die netcup GmbH dabei personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Missbrauchsschutz und technische Sitzungsdaten

Zum Schutz des Anfrageprozesses verwenden wir ein nicht sichtbares Honeypot-Feld, eine Mindestzeit-Plausibilitätsprüfung, E-Mail-Verifizierung und ein serverseitiges Rate-Limit. Die IP-Adresse wird hierfür nicht im Lead gespeichert. Sie wird nur kurzfristig verarbeitet und mit einem serverseitigen Geheimnis gehasht in einem temporären Sicherheitsdatensatz geführt, der nach Wegfall des Sicherheitszwecks gelöscht wird.

Der Rechenzustand und ein noch nicht abgesendeter Anfrageentwurf werden vorübergehend ausschließlich im Sitzungsspeicher des Browsers gespeichert, damit der Wechsel zwischen Rechner und Anfrage sowie ein Neuladen möglich bleiben. Nach erfolgreichem Absenden werden diese Formulardaten aus dem Sitzungsspeicher entfernt. Zusätzlich wird dann ein technischer Berechtigungswert ausschließlich im Sitzungsspeicher gespeichert. Er ermöglicht innerhalb derselben Browsersitzung den Neuversand oder die Korrektur der E-Mail-Adresse und wird in der Datenbank ebenfalls nur als Hash gespeichert. Es handelt sich nicht um ein Kundenkonto.

Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für notwendige Rückfragen.

Die Verarbeitung erfolgt bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ansonsten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder – soweit erforderlich – Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Wetter- und Ortsdaten

Deutscher Wetterdienst (DWD)

Für die wetterbasierte PV-Tagesmodellierung ruft die Website serverseitig historische Wetter- und Einstrahlungsdaten beim Deutschen Wetterdienst (DWD) ab. Dabei werden die aus der eingegebenen Postleitzahl abgeleiteten, gerundeten Koordinaten und das gewählte Datum an den DWD übermittelt. Der Browser stellt dabei keine direkte Verbindung zum DWD her.

Die Verarbeitung dient der von Ihnen genutzten standortbezogenen Wetter- und Ertragssimulation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung einer anschaulichen, standortbezogenen Ersteinschätzung.

Nominatim / OpenStreetMap

Zur Auflösung einer eingegebenen Postleitzahl ruft die Website serverseitig den öffentlichen Nominatim-Dienst von OpenStreetMap auf. Dabei wird die eingegebene Postleitzahl sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten an den Dienst übertragen.

Die Verarbeitung dient der standortbezogenen Anzeige und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer verständlichen Ortszuordnung und der Bereitstellung der standortbezogenen Simulation.

Google Maps Platform / Places

Auf der getrennten Anfrageseite kann die Objektadresse über die Google-Places-Adresssuche ausgewählt werden. Erst bei der Nutzung dieser Eingabe stellt der Browser eine Verbindung zu Google her. Dabei können die eingegebenen Adressfragmente, die ausgewählte Adresse, technisch erforderliche Verbindungsdaten wie die IP-Adresse sowie weitere von Google für den Dienst benötigte Nutzungsdaten verarbeitet werden. Die Suche ist technisch auf Ergebnisse aus Deutschland beschränkt.

Von einer ausgewählten Adresse übernehmen wir die benötigten strukturierten Adressbestandteile, die Google-Place-ID und Koordinaten in die Anfrage. Wer Google Places nicht nutzen kann oder möchte, kann die Adresse vollständig manuell eingeben; dann werden keine Place-ID oder Google-Koordinaten in der Anfrage gespeichert.

Die Einbindung dient der fehlerarmen und komfortablen Erfassung der für die gewünschte Angebotserstellung erforderlichen Objektadresse. Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Google Maps Platform wird über einen eigenen Google-Account der JoKi GmbH genutzt. Vertragspartei der für die Google Maps Platform maßgeblichen Vereinbarungen ist für Maps Core Services bei unserem im EMEA-Raum geführten Vertragskonto die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland. Die aktuell maßgeblichen Datenschutzbedingungen der Google Maps Platform sehen für die Verarbeitung personenbezogener Daten ein Nebeneinander der Verantwortlichen (Controller-Controller) und keine Auftragsverarbeitung vor; beide Seiten sind für die Verarbeitung im Rahmen der eigenen Verantwortung zuständig. Etwaige Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer richten sich nach den hierfür maßgeblichen Bestimmungen der aktuellen Google-Datenschutzbedingungen.

6. Übermittlung an Fach- und Projektpartner

Für die Bearbeitung einer konkreten Anfrage oder die Durchführung eines Projekts kann es erforderlich sein, bestimmte personenbezogene Daten an von uns eingebundene Fach-, Montage-, Elektro- oder sonstige Projektpartner weiterzugeben.

Dabei werden nur diejenigen Daten übermittelt, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Soweit die Übermittlung für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Erstellung eines von Ihnen gewünschten Angebots oder die Durchführung eines Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht oder Sie vorher eingewilligt haben.

7. KI-gestützte Erstellung und Bearbeitung von Inhalten

Bei der Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Inhalten dieser Website können KI-gestützte Werkzeuge eingesetzt werden.

Dies kann insbesondere betreffen:

• Texte,
• Grafiken,
• Bilder,
• technische Bestandteile,
• Softwarebestandteile der Website.

Die Verwendung solcher Werkzeuge im Rahmen der redaktionellen und technischen Erstellung der Website bedeutet nicht, dass beim bloßen Besuch dieser Website personenbezogene Daten von Websitebesuchern an einen Anbieter eines generativen KI-Systems übermittelt werden.

Von KI unterstützte Inhalte werden vor ihrer Veröffentlichung unter Verantwortung der JoKi GmbH geprüft und freigegeben.

Soweit für einzelne KI-generierte oder KI-manipulierte Inhalte gesetzliche Transparenz- oder Kennzeichnungspflichten, insbesondere nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, bestehen, werden diese entsprechend berücksichtigt.

Diese Regelung betrifft zunächst die Erstellung von Website-Inhalten.

Werden zukünftig interaktive KI-Systeme eingesetzt, bei denen Nutzereingaben oder andere personenbezogene Daten verarbeitet oder an externe KI-Anbieter übertragen werden, sind hierfür ergänzende Datenschutzinformationen erforderlich.

Die öffentliche VOVIVA-Webseite setzt derzeit keinen interaktiven KI-Chatbot ein.

8. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung.

Dadurch werden Daten, die Sie beispielsweise über Kontakt- oder Anfrageformulare übermitteln, während der Übertragung gegen den unbefugten Zugriff Dritter geschützt.

9. Schriftarten

Diese Website verwendet lokal auf Ihrem Endgerät vorhandene Systemschriftarten. Für die Darstellung von Schriftarten wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftanbieter hergestellt.

10. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten,
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen,
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
• der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen,
• eine erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen sowie
• personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür bestehen.

Die Rechtmäßigkeit einer aufgrund einer Einwilligung bis zum Zeitpunkt ihres Widerrufs erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Hierfür können Sie sich insbesondere an die für die JoKi GmbH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde oder an eine andere nach der DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die eingesetzten technischen Dienste, die Datenverarbeitung oder die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Quelle

eRecht24